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曲阜师范大学学生会档案管理条例

作者:信息部 来源:本站原创 发布时间:2013-09-12 浏览次数:

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为进一步加强对学生会文件档案的管理,建立和完善学生会档案管理体系,促进学生会档案管理工作系统化、规范化,提高学生会工作效率和服务质量,优化学生会工作机制,依据《曲阜师范大学学生会制度汇编》,特制定本条例。

第一章、书面文件档案管理办法

第(一)条 存档

1、红头文件: 学团双头文件、团委单头文件、学生会单头文件刊印前必须经过团委老师授权到秘书处进行登记(登记内容包括文件名称、文件编号、刊印数量、经办人姓名),并领取相应数量的红头文件纸;文件刊印后必须到秘书处进行存档,由秘书处人员办理登记手续;文件下发事宜交由办公室办理,并预留一份在办公室存档(具体红头文件包括“挑战杯”科技创新大赛红头文件、寒暑期社会实践红头文件、社团红头文件、学生会工作计划、工作月报)。

2、普通文件: 学生会内部或与学生会相关的所有文件必须在秘书处存档一份,由秘书处人员负责及时登记(登记内容包括文件名称、登记时间、经办人姓名),并及时存放到相应的档案盒中。

3 所有文件格式须统一按照秘书处制定的文件输出格式标准,否则不予存档。违反此项规定者,秘书处有权提请主席团追究当事人责任。

4 因未存档、未及时存档或未按照规定程序存档的文件以及由此引发的不良后果,由相应部委承担责任。

5、需要存档的文件包括上级文件、学团双头文件、团委单头文件、学生会单头文件,学生会、各部委、各院(系)、社团上交的活动策划书、工作计划、工作总结、工作月报及日常通知等,秘书处内部文件。

6、各部委举办的各项活动须在活动结束后三日之内将与活动相关的所有文件材料装订成册上交一份到秘书处进行存档。存档文件材料包括活动策划书、启事、通知、报名表、赞助协议书、节目单、请柬、活动总结等,具体文件材料视实际情况而定。

7、工作月报上交时间为每月第一个周一例会,截止日期为当周周三下午六点。逾期不交者,由秘书处确认后于次周例会予以通报。

第(二)条 借阅

1、学生会老师、副部以上(包含副部)的学生干部及秘书处内部人员具有借阅资格,其他人员须持有效证明方可办理借阅手续。

2、办理借阅手续时,由秘书处人员负责登记(登记内容包括借阅文件名称、借阅人姓名、借阅时间、经办人姓名),其他人员不经授权不得私自登记,否则当次登记无效,并由秘书处提请主席团追究相应责任。

3、自借阅日期开始,一周之内必须归还,并由秘书处人员办理归还登记;如有特殊情况不能及时归还,须向秘书处说明理由并办理续借登记;逾期无故不还或遗失文件无法归还者,由秘书处上报主席团并追究相应责任。

4、任何人不得以任何理由随意毁坏、修改、转借、涂抹、遗失学生会任何文件,一经查证,由秘书处上报主席团并追究相应责任。

第二章、电子文件档案管理办法

第(一)条 存档

1、各部委电子文档统一存放在团委办公室北面电脑F盘中,由秘书处统一管理;其他部委只享有本部委电子档案的管理权;对于不经授权私自移动、修改、删除、损坏学生会电子文档者,追究当事人及所在部委的责任,并由当事人负责恢复电子文档原貌。

2、各部委电子文档须条理清晰、分类明确,凡不符合规定的,由秘书处提请主席团责令限期整改。

3、不允许将个人文件夹或与学生会工作无关的任何文件存放到学生会电子文档系统中,一经查证,立即删除,并由秘书处提请主席团追究当事人责任。

第(二)条 查阅

1、学生会老师、副部以上(包含副部)的学生干部及秘书处内部人员具有查阅资格,其他人员不经授权不得随意查阅,如有违犯,追究当事人及所在部委责任。

2、在查阅学生会电子文档时,任何人不得随意移动、修改、删除、损坏学生会电子文档系统中的任何文件,如有工作需要,必须预先备份原文件;对于不遵守规定导致文件变动、遗失者,由秘书处上报主席团追究当事人及所在部委责任。

第三章、附      

第(一)条 学生会文件、各部委文件必须分成书面文件、电子文件两类进行及时存档。

第(二)条  各部委要认真学习、切实贯彻、积极履行本条例;本条例若有不完善之处,各部委可以向主席团或秘书处及时反馈。

第(三)条 校学生会秘书处享有对本条例的最终解释权。

第(四)条 本条例自公布之日起生效。

 

 

共青团曲阜师范大学委员会

曲阜师范大学学生会秘书处

2007年11月

 


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